Consulte e gerencie seus e-mails em qualquer lugar

resumo

• Seus e-mails podem seguir você
• Use o protocolo POP3
• Use um webmail
• Use IMAP ou um servidor Exchange
• Leve seus e-mails em uma chave USB
• Conclusão

Seus e-mails podem seguir você

Multiplicando contas de e-mail (profissionais, pessoais), além de computadores e outros aparelhos eletrônicos, o quebra-cabeça aparece rapidamente: como manter os mesmos e-mails em todos os lugares? Carregar seus e-mails profissionais em casa, acessar seus e-mails pessoais em movimento, ter os mesmos e-mails em seu computador desktop e laptop são casos que podem representar um problema.



No entanto, as soluções são múltiplas: sincronização com um servidor, conservação de uma cópia das mensagens, utilização de software "to go" em chave USB ou webmails proporcionam uma alternativa à conta local, ancorada no seu computador. Vamos tentar ver com mais clareza!

Antes de prosseguir, devemos fazer um alerta: certos métodos que descrevemos mais adiante neste artigo, e em particular o uso de um servidor POP3, não garantem a confidencialidade das mensagens trocadas no âmbito profissional, e algumas empresas proíbem o uso de webmails como o Gmail, principalmente por esse motivo. Portanto, não aplique os conselhos descritos neste artigo sem ter certeza de que poderá aplicá-los em sua empresa, organização ou universidade. Entre em contato com as pessoas adequadas se tiver alguma dúvida.

Use o protocolo POP3

Vamos começar com um caso básico: o uso de um servidor POP3. Aqui, a operação é simples: o computador se conecta a um servidor e recupera todos os e-mails da máquina e depois os apaga do servidor. O problema surge rapidamente: você geralmente recebe sua correspondência profissional na máquina do escritório. Você pode configurar seu cliente de correio doméstico para recuperar sua caixa de correio profissional, mas, é claro, os e-mails baixados para você ficarão indisponíveis para seu local de trabalho, pois não estarão mais no servidor. No entanto, existe uma solução alternativa oferecida por todos os clientes de e-mail disponíveis: deixe uma cópia das mensagens no servidor.

O protocolo POP3 baixa mensagens do servidor para o seu computador

Essa é uma solução suficiente se tudo o que você deseja fazer é interceptar seus e-mails enquanto estiver fora do escritório. No seu PC doméstico, configure a conta POP3 de acordo com as informações fornecidas pelo seu administrador de rede (login, senha, servidores de entrada e saída), e não se esqueça de marcar a famosa caixa que permite que você deixe uma cópia no servidor. Você pode então recuperar seus e-mails, mas eles não serão perdidos quando você retornar ao escritório! No Windows Mail, esta caixa de seleção está localizada na guia Avançado das propriedades de sua conta POP3. No Thunderbird, você o encontrará na subseção Configurações do servidor, novamente abrindo as propriedades de sua conta.



Não se esqueça de deixar uma cópia das mensagens no servidor

Outra solução pode ser usar um software como o POP Peeper, que permite que você visualize os e-mails em um servidor POP3 antes de baixá-los permanentemente com o seu cliente de e-mail. O interesse do software é visualizar as mensagens na sua totalidade e permitir a resposta aos emails, visto que também é possível configurar um servidor SMTP para envio. Como as mensagens não são baixadas do servidor, você pode encontrá-las em seu cliente normal. O POP Peeper, se não oferece o conforto de utilização de um cliente de correio real, ainda oferece uma interface suficientemente bem desenhada para poder ser utilizada como solução de resolução de problemas: pode ler as mensagens na íntegra e aí responder, que certamente será útil para você no caso de um pedido urgente.

• Baixe POP Peeper para Windows

Use um webmail

Pode apostar que no seu “back office” a sua empresa disponibiliza um webmail, semelhante ao que lhe é oferecido pelo seu fornecedor de serviços de Internet. Novamente, esta é uma solução muito prática para recuperar correspondências profissionais remotamente, mas se sua empresa não oferece uma, ou se você deseja ter recursos avançados comparáveis ​​aos que um cliente oferece. Local, você pode também usar um dos melhores deles: Gmail, se essa possibilidade for permitida, Gmail sendo bastante desaprovado no campo profissional, pelos problemas de segurança que apresenta. Mas, novamente, o método descrito aqui pode ser aplicado a qualquer conta POP3 que você usa e que gostaria de acessar remotamente.



Assim, ao invés de ter que se conectar a duas interfaces diferentes, você pode recuperar seu e-mail profissional e pessoal na mesma interface, e aproveitar as possibilidades oferecidas pelo serviço que já mencionamos em nosso guia para um melhor uso do Gmail.

Dentre essas possibilidades, a que nos interessa permite adicionar uma conta POP3 além da sua conta principal do Gmail, e gerenciá-la com a mesma facilidade. Para adicionar uma conta POP3, vá para configurações e, em seguida, para a guia Contas. Localize a seção "Recuperar e-mail de outra conta" e selecione "Adicionar outra conta de e-mail".



Uma janela pop-up deve aparecer. Caso contrário, verifique se o seu navegador não está configurado para bloquear esta janela (uma mensagem deve aparecer quando você tentar exibi-la). Nesta caixa, vários passos permitem inserir o seu endereço de e-mail e os vários parâmetros do servidor (nome da conta POP, palavra-passe, etc.). Como vimos anteriormente, é importante marcar a opção que permite manter uma cópia dos e-mails no servidor. O Gmail também oferece o envio de mensagens com o endereço de sua conta POP3.



Assim que a conta for adicionada, você precisará validá-la por meio de um e-mail que receberá em sua conta POP. Este e-mail contém um link para ativar a conta no Gmail. Depois de fazer isso, você pode usar livremente sua conta POP3 com o serviço online.

Use IMAP ou um servidor Exchange

Vimos que o protocolo POP3, usando a funcionalidade de cópia para servidor, pode ser uma maneira eficiente de recuperar e-mails em trânsito ou de casa. No entanto, essa solução permanece confinada à solução de problemas e não permite que você acesse todas as suas caixas de correio remotamente e gerencie-as completamente. Para tal, terá de passar pelo protocolo IMAP ou, se a sua empresa ou a sua universidade o permitirem, através de um servidor Microsoft Exchange, gerido nomeadamente pelo Outlook “essencial”.



O protocolo IMAP permite que você gerencie seu e-mail diretamente do servidor. As mensagens são recuperadas pelo seu cliente local, mas permanecem presentes, e qualquer modificação (exclusão de uma mensagem, por exemplo) é feita diretamente no nível do servidor, sem download prévio para o seu computador. Detalhe interessante de saber: o protocolo IMAP é administrado pela maioria dos provedores de acesso espanhóis e permite, por exemplo, gerenciar seus e-mails de vários computadores (sua máquina de escritório e seu laptop, por exemplo).

Este método combina assim as vantagens do webmail (dispensa a transferência permanente dos mails) com a comodidade da sua aplicação preferida, uma vez que todos os grandes clientes gerem o protocolo IMAP. Novamente, para uso profissional, verifique com seu administrador de rede para saber se o protocolo é gerenciado pela infraestrutura da empresa, o que não é garantido, e para obter as informações relativas ao servidor, se necessário. A configuração de uma conta IMAP não é absolutamente nada complicada, pois o processo é em todos os pontos semelhante ao de uma conta POP3: todos os softwares gerenciadores de IMAP oferecem este tipo de servidor nos assistentes de criação de contas, basta selecioná-lo em vez de POP3, a seguir preencha os campos habituais (servidor, nome de usuário, senha ...).

Acesse um servidor Exchange

Obviamente, se sua empresa possui um servidor Exchange, todas as dicas discutidas até agora podem parecer desnecessárias. A solução da Microsoft é amplamente utilizada no mundo corporativo e permite recursos de colaboração avançados se você usar um aplicativo compatível, ou seja, Microsoft Outlook (Windows) ou Microsoft Entourage (Mac), integrado à suíte Office. Nesse caso, está tudo planejado para acessar seu servidor, desde que você tenha as informações necessárias. No entanto, se o suporte do Exchange for completo no Microsoft Outlook ou Entourage, a configuração para acessar o servidor Exchange através do firewall é um pouco mais complexa e exigirá a assistência de um especialista na área de negócios.

Acessar um servidor Exchange é naturalmente muito fácil com o Outlook

No entanto, você pode não usar o Office em casa. Neste caso, você pode acessar seu e-mail do Exchange através do Thunderbird, Outlook Express ou Eudora. Para isso, basta que o servidor Exchange esteja configurado para permitir a conexão via protocolo IMAP (para recepção) e SMTP (para envio). Mais uma vez, esta informação deve ser verificada com a pessoa competente porque, por razões de segurança, este não é necessariamente o caso numa empresa. A configuração é semelhante à de uma conta IMAP tradicional, mas você ainda precisará obter os endereços dos servidores de entrada e saída de sua empresa ou universidade. Você poderá então acessar seu e-mail com todas as vantagens do IMAP expressas acima.

Observe, se você estiver usando Linux, que o muito bom Evolution de gerencia a conexão a um servidor Exchange 2000 ou 2003 completamente. O software oferece uma alternativa confiável ao Outlook, com interface e funcionalidade semelhantes.

Leve seus e-mails em uma chave USB

Além das soluções que apresentamos até agora, que contam com a sincronização entre dois computadores, outra opção pode ser muito prática: por que não levar toda a sua base de mensagens com você? Isso é totalmente possível com Thunderbird Portable ou Opera USB.

As versões portáteis de software (muitas vezes gratuitas) foram iniciadas, em sua maior parte, por um desenvolvedor independente, John T. Haller, e tomadas desde então em muitas compilações de software em chave USB, como o excelente Framakey. São as versões completas de softwares como Mozilla Firefox ou OpenOffice, com a mesma funcionalidade, mas sem necessidade de instalação. O software é, portanto, totalmente autônomo e pode ser copiado para uma chave USB e iniciado a partir de qualquer PC. Porém, tenha cuidado: as versões que oferecemos estão disponíveis apenas para Windows.

Thunderbird portátil

É fácil entender a utilidade de uma versão portátil do Thunderbird: todos os parâmetros do software, incluindo caixas de correio, são armazenados na chave USB e não no PC que executa o software. Você não precisa mais se preocupar em sincronizar suas mensagens entre a casa e o escritório: as mensagens estão no seu bolso e todas as alterações são feitas na chave USB e não no PC que executa o software.



Thunderbird portátil é em todos os pontos comparável com sua versão “fixa”. No entanto, deve-se notar que a vida útil de uma chave USB não é infinita e seu desempenho diminui, em particular com os acessos sucessivos aos dados contidos na chave. No entanto, Thunderbird é particularmente ganancioso neste nível. Uma solução para reduzir esse acesso é desativar o filtro AntiSpam integrado ao software, grande responsável pelo fenômeno.

• Baixe o Thunderbird Portable

Opera USB

Se o Thunderbird fornecer botões, outra solução é passar , a versão não oficial do Opera para pendrive USB. O Opera é antes de tudo um navegador conhecido pela sua velocidade e pelos seus numerosos recursos disponíveis sem descarregar extensões, mas também inclui um cliente de e-mail relativamente completo, suficiente para consultar as suas mensagens de vez em quando.

• Baixe OperaUSB

Conclusão

As poucas soluções que apresentamos aqui não são exaustivas e obviamente não entramos em detalhes sobre as possibilidades oferecidas por um servidor Exchange. Porém, essas poucas dicas não necessariamente vêm à mente e podem ser úteis para manter contato, ainda que parcial, com a caixa de correio de sua empresa, sua universidade ou qualquer outro box, inclusive em sua casa ou em viagens, e assim estar ao alcance em caso de emergência . Nem todas as empresas possuem um servidor Exchange, longe disso, e uma solução alternativa tão simples como deixar uma cópia das mensagens em um servidor POP pode resolver, principalmente quando associada ao uso do Gmail, cuja interface oferece real facilidade de uso.

Também não discutimos soluções móveis, obviamente muito práticas, mas que abrem um leque de possibilidades que, por si só, merecem ser vistas de forma específica. No entanto, na era dos smartphones e do "push mail", essas são obviamente as soluções preferidas para ficar em contato constante e recuperar sua correspondência profissional. Além de apenas smartphones, o Google lançou recentemente uma versão móvel de seu serviço Gmail, permitindo que qualquer telefone compatível com Java tenha o serviço WAP. Em suma, as fronteiras entre o escritório e a casa são cada vez mais confusas, com todas as vantagens (reatividade, facilidade de acesso à informação) e as desvantagens (intrusão na vida privada) que isso acarreta.

Devemos também lembrar o problema da segurança no campo profissional: saber que o protocolo POP3, se permite solucionar problemas, não é a melhor solução, longe disso, para garantir o sigilo das informações que transitam. O mesmo vale para o Gmail, que algumas empresas proíbem o uso pelos mesmos motivos, especialmente porque o gigante das buscas nem sempre inspira confiança. Mais uma vez, é difícil generalizar e vai depender essencialmente da política da sua empresa a este nível, mas esta ressalva é, no entanto, necessária: se as suas trocas incluem informações "em risco", a utilização dos métodos aqui descritos sim não. pode ser feito sem primeiro consultar os funcionários de segurança de sua empresa ou universidade. Da mesma forma, essas dicas não são necessariamente utilizáveis ​​em um contexto profissional, algumas empresas usam métodos muito mais complexos para acessar suas mensagens.