O wiki nos negócios

O wiki nos negócios

Um wiki é uma ferramenta de trabalho colaborativa. É um site livremente modificável pelos seus visitantes, sem dificuldade técnica, e que permite o livre fluxo das informações dentro da empresa. Wikipedia, uma enciclopédia online, é uma das melhores histórias de sucesso de wiki na Internet.

• Escolha um wiki
• Compreenda os usos do wiki nos negócios
• As vantagens do wiki: facilidade de uso e ganho de produtividade
• Como funcionam os wikis
• Otimize o funcionamento do wiki nos negócios
• O lugar do wiki em sua estratégia de negócios

Este nome vem da palavra havaiana wikiwiki, que significa “rápido”. Na verdade, a publicação de informações é instantânea: o artigo ou o comentário adicionado não é revisado e aprovado por um moderador antes de ser acessível online.

Principais vantagens do wiki: sua flexibilidade e facilidade de uso, seu baixo custo. Nos negócios, o wiki é uma excelente ferramenta para compartilhar conhecimentos e um espaço de reflexão. Incentiva a contribuição de todos para os projetos da empresa: cada usuário pode adicionar páginas, modificar ou corrigir páginas wiki existentes, as versões antigas permanecem acessíveis.

Escolha um wiki

Alguns dos muitos fornecedores de soluções wiki para empresas incluem:

• Exosys,
• Xwiki,
• Metawiki

Compreenda os usos do wiki nos negócios

Nos negócios, os wikis facilitam a escrita colaborativa de documentos e o compartilhamento de informações estruturadas. Alguns exemplos de uso:

O wiki como espaço de reflexão:

• troca e discussão sobre novas ideias e novos projetos
• organização de eventos
• desenvolvimento de documentos de trabalho

O wiki como espaço de armazenamento e compartilhamento de informações acessível a todos:

• calendário do projeto
• minutos de encontros
• compartilhamento de arquivos e documentos de trabalho
• base de contato
• descrição de produtos e serviços

As vantagens do wiki: facilidade de uso e ganho de produtividade

• Os wikis são fáceis de configurar e iniciam rapidamente.
• Todos estão trabalhando em um único documento. Isso evita o vaivém de arquivos por e-mail e permite reunir conhecimentos sobre um suporte comum a todos, corrigível e reorganizável por todos.
• Um histórico de modificações permite consultar as versões anteriores de cada documento modificado.
• Graças ao mecanismo de busca integrado, seus funcionários se tornam mais eficientes, não perdendo mais tempo procurando informações.
• Após uma ausência prolongada, você é informado diretamente das principais mudanças e andamento dos projetos.
• Ao contrário dos blogs ou comentários que tendem a se acumular sem qualquer estrutura real, o wiki é estruturado e atualizado regularmente, as informações obsoletas são removidas.

O wiki também permite reunir colaboradores que trabalham remotamente ou remotamente em um projeto comum.

Atenção, para que o wiki seja uma ferramenta eficaz e útil na empresa, seu uso requer organização, autodisciplina e principalmente a participação de cada um. Cada usuário deve consultar regularmente o wiki para saber o andamento dos projetos e deve enriquecê-lo para ser um ator no projeto da mesma forma que seus colaboradores.

Como funcionam os wikis

• Interface. A interface dos wikis é muito intuitiva. Uma página inicial reúne todos os tópicos cobertos e uma lista de páginas modificadas permite que você acompanhe as notícias do wiki e acesse diretamente as últimas modificações feitas.
• Editor. As páginas são criadas e editadas com um editor de texto. Tal como acontece com o software do tipo Word, é possível formatar seu texto (negrito, itálico, sublinhado, tamanho e escolha da fonte). Também existe a possibilidade de adicionar imagens, tabelas, listas, links para outras páginas wiki e anexar documentos para enriquecer sua página. Antes de enviar a página, você pode visualizá-la.
• Histórico. Cada vez que uma página é criada ou modificada, ela é listada no histórico com a data e o nome do autor.
• Direitos de acesso. Alguns wikis oferecem um sistema de gerenciamento de direitos de acesso, que permite definir quem tem acesso a qual página e que ação o usuário está autorizado a realizar (editar, comentar, ler).
• Pesquisa. Um mecanismo de busca ajuda a encontrar rapidamente informações, uma página, uma modificação. A classificação é feita por data de criação, por autor, por título, por data de modificação, ...

Otimize o funcionamento do wiki nos negócios

• Treinamento. É fundamental treinar futuros usuários e definir claramente o interesse do wiki, para motivar os funcionários a adotarem esta ferramenta de trabalho.
• Lançar. Após sua instalação, prepare o lançamento de seu wiki: já insira o conteúdo e convoque contribuições. Estruture o wiki por seções.
• Animação. Anime continuamente o wiki, para estimular a participação de seus colaboradores, moderar as páginas e as modificações colocadas online.
• Gerenciamento de conteúdo. Estruture bem o conteúdo do wiki para evitar um crescimento desordenado. Reorganize regularmente o conteúdo criando novas seções, categorizando ou mesclando páginas, excluindo páginas ou seções obsoletas.

O lugar do wiki em sua estratégia de negócios

Exceto em casos especiais, é melhor usar seu wiki apenas internamente. Na verdade, se você fizer de seu wiki sua vitrine, qualquer pessoa pode modificar seu conteúdo como quiser: você corre o risco de ser vítima de atos de vandalismo (de clientes insatisfeitos em potencial, concorrentes injustos). ...) que podem prejudicar sua imagem .

Portanto, será melhor usar seu wiki como forma de se comunicar e trabalhar com seus colaboradores, internamente, e preferir um blog, sobre o conteúdo do qual você terá total controle, para apresentar sua empresa e suas novidades para o mundo exterior .