"Ya no decimos que voy a organizar una reunión, sino que voy a hacer un Doodle"

Reunir a varias personas en la misma habitación en una fecha que se adapte a todos, sin pasar por un sinfín de intercambios de correo electrónico, esa es la especialidad de Doodle. Este servicio de programación de citas en línea le permite crear una "encuesta" para establecer rápidamente una hora de reunión que se adapte a todos los participantes.
Solución viral por excelencia, Doodle ha pasado de un usuario a otro y hoy se ha convertido en una herramienta universal para concertar citas. Gaëlle Recourcé, directora científica y cofundadora de Kwaga, es una de los más de 10 millones de usuarios de Doodle cada mes.

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¿Cómo funciona? ¿Cómo se enteró del servicio Doodle?

Gaëlle Recourcé - Una vez recibí una invitación para responder a una encuesta de Doodle. Desde entonces, nunca he usado nada más para fijar fechas de reuniones. La necesidad es simple: organizar una reunión con otras personas. Doodle simplemente lo responde.

CCM - ¿En qué contexto lo usas?

GR - Mi trabajo me lleva a organizar proyectos innovadores de investigación y desarrollo, en colaboración con múltiples socios y equipos externos a la empresa. Son académicos, industriales, dispersos entre París, las regiones y el extranjero.

Para hacer avanzar los proyectos, necesito que todas estas personas se reúnan en el mismo lugar en la misma fecha. Doodle se impuso naturalmente.

CCM - ¿Cómo se hace para programar una cita?

GR - Me conecto a Doodle.com, creo una nueva "encuesta", especificando el tema de la reunión, el lugar, la descripción, mi nombre y mi dirección de correo electrónico. En el siguiente paso, propongo un conjunto de franjas horarias, fechas y horas.

La herramienta me ofrece refinar la encuesta con parámetros opcionales:

• permitir que los participantes respondan con "solo si es necesario" en uno de los intervalos de tiempo,
• mantener las respuestas confidenciales,
• obligar a los participantes a elegir una única fecha,
• cierre la encuesta cuando se alcance el número máximo de usuarios.

Luego recibo un enlace que puedo enviar por correo electrónico y compartir en Facebook y Twitter. Un segundo enlace me permite acceder a la administración de la encuesta, modificarla, cerrarla o eliminarla.

Los participantes a los que he enviado un correo electrónico solo tienen que hacer clic en el enlace del correo electrónico y seleccionar la (s) fecha (s) en que están disponibles. Cuando todos los participantes han hecho su elección, las fechas de disponibilidad comunes emergen claramente en los resultados de la encuesta.

CCM - ¿Qué características de la herramienta prefieres más?

GR- Agradezco la sencillez de uso, muy espontánea, que no requiere ningún tipo de formación o familiarización.

Otro punto fuerte de la herramienta: no es necesario registrarse, ya seas el creador de la encuesta o el participante. Sin embargo, existe la posibilidad de crear una cuenta, de forma gratuita, para acceder a las preferencias y guardar los datos de contacto. Al registrarse previamente, ya no es necesario identificarse para cada uso.

CCM - ¿Ha probado otras soluciones antes?

GR - Solía ​​pasar por intercambios de correo electrónico. Problemas: algunos destinatarios responden a todos, otros solo responden a una parte de los destinatarios, hay quienes cambian de opinión o simplemente cancelan. ¡La organización por correo electrónico es tediosa!

Cuando se trata de crear una cita dentro de una estructura, existen herramientas, como compartir calendarios, por ejemplo. Pero para las reuniones con colaboradores externos, Doodle es para mí la única solución adecuada.

CCM - En su opinión, ¿qué funcionalidades le faltan a la herramienta? ¿Qué mejoras le gustaría que se incorporaran?

GR - Debe aclararse el procedimiento para volver a preferencias o fechas seleccionadas. Estas son características que no me parecieron claras la primera vez que se utilizaron.

Sería interesante poder notificar a los participantes en caso de cancelación de la encuesta o nuevas fechas propuestas. Pero estas mejoras requerirían que los participantes se registren o al menos ingresen su dirección de correo electrónico, eliminando así el anonimato total, lo que le da a la herramienta su interés.

CCM - ¿A qué tipo de negocio se lo recomendaría?

GR - Todos ellos, trabajo con académicos, grandes y pequeñas empresas de todos los países. En particular, se adaptará muy bien a las necesidades de las VSE y las PYME. Su servicio gratuito y el ahorro de tiempo que representa aseguran a la empresa que lo utiliza una mayor capacidad de respuesta y productividad.

En un abrir y cerrar de ojos

Kwaga

Start-up creada en 2009.
Fundadores: Philippe Laval y Gaëlle Recourcé. 8 colaboradores.
Actividad de Kwaga: gestión de correos electrónicos.
Creador del software WriteThatName, que actualiza automáticamente la libreta de direcciones. Basado en el procesamiento lingüístico, analiza correos electrónicos, detecta firmas y extrae información.
Siga la cuenta WriteThatName en Twitter.

Doodle

Con sede en Zúrich, Doodle se estableció en 2007.
Fundadores: Paul E. Sevinç y Michael Näf. 10 colaboradores.
Doodle es un servicio de programación de citas en línea.
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