La wiki en los negocios

La wiki en los negocios

Una wiki es una herramienta de trabajo colaborativo. Es un sitio web libremente modificable por sus visitantes, sin dificultad técnica, y que permite el libre flujo de información dentro de la empresa. Wikipedia, una enciclopedia en línea, es una de las mejores historias de éxito de wiki en Internet.

• Elige una wiki
• Comprender los usos de la wiki en los negocios.
• Las ventajas de la wiki: facilidad de uso y aumento de la productividad
• Como funcionan los wikis
• Optimizar el funcionamiento de la wiki en los negocios.
• El lugar de la wiki en su estrategia empresarial

Este nombre proviene de la palabra hawaiana wikiwiki que significa "rápido". De hecho, la publicación de información es instantánea: el artículo o el comentario agregado no es revisado y aprobado por un moderador antes de ser accesible en línea.

Principales ventajas de la wiki: su flexibilidad y facilidad de uso, su bajo costo. En los negocios, la wiki es una excelente herramienta para compartir conocimientos y un espacio de reflexión. Fomenta la contribución de todos a los proyectos de la empresa: cada usuario puede agregar páginas, modificar o corregir páginas wiki existentes, permaneciendo accesibles las versiones antiguas.

Elige una wiki

Algunos de los muchos proveedores de soluciones wiki para empresas incluyen:

• Exosys,
• Xwiki,
• Metawiki

Comprender los usos de la wiki en los negocios.

En los negocios, los wikis facilitan la redacción colaborativa de documentos y el intercambio de información estructurada. Algunos ejemplos de uso:

La wiki como espacio de reflexión:

• intercambio y discusión en torno a nuevas ideas y nuevos proyectos
• organización de eventos
• elaboración de documentos de trabajo

La wiki como espacio de almacenamiento e intercambio de información accesible para todos:

• calendario del proyecto
• minutos de reuniones
• compartir archivos y documentos de trabajo
• base de contacto
• descripción de productos y servicios

Las ventajas de la wiki: facilidad de uso y aumento de la productividad

• Los wikis son fáciles de configurar y empezar rápidamente.
• Todos están trabajando en un solo documento. Esto evita la ida y vuelta de archivos por correo electrónico y permite recopilar conocimientos sobre un soporte común a todos, corregible y reorganizable por todos.
• Un historial de modificaciones permite consultar las versiones anteriores de cada documento modificado.
• Gracias al motor de búsqueda integrado, sus empleados se vuelven más eficientes al no perder más tiempo buscando información.
• Después de una ausencia prolongada, se le informa directamente de los principales cambios y avances de los proyectos.
• A diferencia de los blogs o comentarios que tienden a acumularse sin ninguna estructura real, la wiki se estructura y actualiza regularmente, se elimina la información obsoleta.

La wiki también permite reunir a los colaboradores que trabajan de forma remota o teletrabajando virtualmente en un proyecto común.

Atención, para que el wiki se convierta en una herramienta eficaz y útil en la empresa, su uso requiere organización, autodisciplina y sobre todo la participación de cada uno. Cada usuario debe consultar periódicamente la wiki para conocer el avance de los proyectos y debe enriquecerla para ser actor en el proyecto al igual que sus colaboradores.

Como funcionan los wikis

• Interfaz. La interfaz de wikis es muy intuitiva. Una página de inicio reúne todos los temas tratados y una lista de páginas modificadas le permite seguir las noticias de la wiki y acceder directamente a las últimas modificaciones realizadas.
• Editor. Las páginas se crean y editan con un editor de texto. Al igual que con el software de tipo Word, es posible formatear su texto (negrita, cursiva, subrayado, tamaño y elección de fuente). También existe la posibilidad de agregar imágenes, tablas, listas, enlaces a otras páginas wiki y adjuntar documentos para enriquecer su página. Antes de cargar la página, puede obtener una vista previa.
• Histórico. Cada vez que se crea o modifica una página, se incluye en el historial con la fecha y el nombre del autor.
• Derechos de acceso. Algunas wikis ofrecen un sistema de gestión de derechos de acceso, que le permite definir quién tiene acceso a qué página y qué acción está autorizado a realizar el usuario (editar, comentar, leer).
• Investigar. Un motor de búsqueda ayuda a encontrar rápidamente información, una página, una modificación. La ordenación se realiza por fecha de creación, por autor, por título, por fecha de modificación, ...

Optimizar el funcionamiento de la wiki en los negocios.

• Capacitación. Es fundamental formar a los futuros usuarios y definir claramente el interés de la wiki, para motivar a los empleados a adoptar esta herramienta de trabajo.
• Lanzamiento. Después de su instalación, prepara el lanzamiento de tu wiki: ya inserta contenido y convocatorias de contribuciones. Estructura la wiki por secciones.
• Animación. Anima continuamente la wiki, para fomentar la participación de tus colaboradores, modera las páginas y las modificaciones puestas online.
• Gestión de contenido. Estructura bien el contenido de la wiki para evitar un crecimiento desordenado. Reorganice regularmente el contenido creando nuevas secciones, categorizando o fusionando páginas, eliminando páginas o secciones obsoletas.

El lugar de la wiki en su estrategia empresarial

Excepto en casos especiales, es mejor usar su wiki solo internamente. Efectivamente, si haces de tu wiki tu escaparate, cualquiera puede modificar su contenido como desee: corres el riesgo de ser víctima de actos vandálicos (de potenciales clientes insatisfechos, competidores desleales) ...) que podrían dañar tu imagen .

Por lo tanto, será mejor utilizar su wiki como una forma de comunicarse y trabajar con sus colaboradores, internamente, y preferir un blog, sobre cuyo contenido tendrá control total, para presentar su empresa y sus novedades al mundo exterior. .