Consulte y administre sus correos electrónicos sobre la marcha

Resumen

• Tus correos electrónicos pueden seguirte
• Utilice el protocolo POP3
• Utilice un correo web
• Utilice IMAP o un servidor Exchange
• Guarde sus correos electrónicos en una llave USB
• Conclusión

Tus correos electrónicos pueden seguirte

Al multiplicar las cuentas de correo electrónico (profesionales, personales), así como las computadoras y otros dispositivos electrónicos, el rompecabezas aparece rápidamente: ¿cómo mantener los mismos correos electrónicos en todas partes? Llevar sus correos electrónicos profesionales en casa, acceder a sus correos electrónicos personales en movimiento, tener los mismos correos electrónicos en su computadora de escritorio y portátil son casos que pueden suponer un problema.



Sin embargo, las soluciones son múltiples: sincronización con un servidor, conservación de una copia de los mensajes, uso de software "to go" en llave USB o webmails, todo ello brinda una alternativa a la cuenta local, anclada en su computadora. ¡Intentemos ver más claramente!

Antes de continuar, debemos hacer una advertencia: ciertos métodos que describimos más adelante en el artículo, y en particular el uso de un servidor POP3, no garantizan la confidencialidad de los mensajes intercambiados en el marco profesional, y algunas empresas prohíben la uso de webmails como Gmail, en particular por este motivo. Por tanto, no apliques los consejos descritos en este artículo sin estar seguro de que puedes utilizarlos en tu empresa, organización o universidad. Póngase en contacto con las personas adecuadas si tiene alguna duda.

Utilice el protocolo POP3

Empecemos por un caso básico: el uso de un servidor POP3. Aquí, la operación es simple: la computadora se conecta a un servidor y recupera todos los correos en la máquina, luego los borra del servidor. El problema surge rápidamente: normalmente recibe su correo profesional en la máquina de su oficina. Puede configurar su cliente de correo doméstico para recuperar su buzón de correo profesional pero, por supuesto, el correo descargado a usted no estará disponible en su lugar de trabajo, ya que ya no estará en el servidor. Sin embargo, existe una solución alternativa que ofrecen todos los clientes de correo disponibles: deje una copia de los mensajes en el servidor.

El protocolo POP3 descarga mensajes del servidor a su computadora

Esta es una solución suficiente si todo lo que busca hacer es interceptar sus correos electrónicos mientras está fuera de la oficina. En su PC de casa, configure la cuenta POP3 de acuerdo con la información proporcionada por su administrador de red (inicio de sesión, contraseña, servidores entrantes y salientes), y no olvide marcar la famosa casilla que le permite dejar una copia en el servidor. Luego puede recuperar sus correos electrónicos, ¡pero no se perderán cuando regrese a la oficina! En Windows Mail, esta casilla de verificación se encuentra en la pestaña Avanzado de las propiedades de su cuenta POP3. En Thunderbird, lo encontrará en la subsección Configuración del servidor, nuevamente abriendo las propiedades de su cuenta.



No olvide dejar una copia de los mensajes en el servidor.

Otra solución puede ser utilizar un software como POP Peeper, que le permite obtener una vista previa de los correos en un servidor POP3 antes de descargarlos permanentemente con su cliente de correo. El interés del software es mostrar los mensajes en su totalidad y permitir la respuesta a los correos ya que también es posible configurar un servidor SMTP para el envío. Como los mensajes no se descargan del servidor, puede encontrarlos en su cliente habitual. POP Peeper, si no ofrece la comodidad de uso de un cliente de correo real, aún ofrece una interfaz que está lo suficientemente bien diseñada para poder ser utilizada como una solución de resolución de problemas: puede leer los mensajes en su totalidad y responder, que sin duda le será de utilidad en caso de una solicitud urgente.

• Descarga POP Peeper para Windows

Utilice un correo web

Es una apuesta segura que en su "back office", su empresa ha configurado un webmail, similar al que ofrece su proveedor de servicios de Internet. Una vez más, esta es una solución muy práctica para recuperar correo profesional de forma remota, pero si su empresa no ofrece una, o si desea tener funciones avanzadas comparables a las que ofrece un cliente local, también puede utilizar una de las mejores de ellos: Gmail, si se permite esta posibilidad, Gmail está bastante mal visto en el campo profesional, debido a los problemas de seguridad que plantea. Pero nuevamente, el método descrito aquí se puede aplicar a cualquier cuenta POP3 que use y a la que le gustaría acceder de forma remota.



Así, en lugar de tener que conectarte a dos interfaces diferentes, puedes recuperar tu correo profesional y personal desde la misma interfaz, y beneficiarte de las posibilidades que ofrece el servicio que ya hemos mencionado en nuestra guía para un mejor uso de Gmail.

Entre estas posibilidades, la que nos interesa te permite agregar una cuenta POP3 además de tu cuenta principal de Gmail, y administrarla con la misma facilidad. Para agregar una cuenta POP3, vaya a configuración, luego a la pestaña Cuentas. Busque la sección "Recuperar correo de otra cuenta", luego seleccione "Agregar otra cuenta de correo".



Debería aparecer una ventana emergente. De lo contrario, compruebe que su navegador no esté configurado para bloquear esta ventana (debería aparecer un mensaje cuando intente mostrarla). En este cuadro, varios pasos le permiten ingresar su dirección de correo electrónico y los distintos parámetros del servidor (nombre de la cuenta POP, contraseña, etc.). Como hemos visto anteriormente, es importante marcar la opción que le permite guardar una copia de los correos en el servidor. Gmail también le ofrece enviar sus mensajes con la dirección de su cuenta POP3.



Una vez que se haya agregado la cuenta, deberá validarla a través de un correo electrónico que recibirá en su cuenta POP. Este correo electrónico contiene un enlace para activar la cuenta en Gmail. Una vez hecho esto, puede usar libremente su cuenta POP3 con el servicio en línea.

Utilice IMAP o un servidor Exchange

Hemos visto que el protocolo POP3, que utiliza la función de copia al servidor, puede ser una forma eficaz de recuperar correo mientras se desplaza o desde casa. Sin embargo, esta solución se limita a la resolución de problemas y no le permite acceder a todos sus buzones de correo de forma remota y administrarlos por completo. Para ello hay que pasar por el protocolo IMAP o, si su empresa o su universidad lo permite, a través de un servidor Microsoft Exchange, gestionado en particular por Outlook “el imprescindible”.



El protocolo IMAP le permite administrar su correo directamente desde el servidor. Los mensajes son recuperados por su cliente local pero permanecen presentes, y cualquier modificación (eliminar un mensaje, por ejemplo) se realiza directamente en el nivel del servidor, sin descargarlo previamente a su computadora. Detalle interesante a conocer: el protocolo IMAP es gestionado por la mayoría de proveedores de acceso españoles y te permite, por ejemplo, gestionar tus correos electrónicos desde varios ordenadores (tu máquina de oficina y tu portátil, por ejemplo).

Este método combina así las ventajas del webmail (no es necesario descargar los correos de forma permanente) con la comodidad de su aplicación favorita, ya que todos los principales clientes gestionan el protocolo IMAP. Nuevamente, para uso profesional, consulte con su administrador de red para averiguar si el protocolo es administrado por la infraestructura de la empresa, lo cual no está garantizado, y para obtener la información relativa al servidor si es necesario. La configuración de una cuenta IMAP no es en absoluto ciencia espacial ya que el proceso es en todos los puntos similar al de una cuenta POP3: todo el software que gestiona IMAP ofrece este tipo de servidor en los asistentes de creación de cuenta, solo tienes que elegirlo en lugar de POP3, luego complete los campos habituales (servidor, nombre de usuario, contraseña ...).

Acceder a un servidor de Exchange

Obviamente, si su empresa tiene un servidor Exchange, todos estos consejos discutidos hasta ahora pueden parecer innecesarios. La solución de Microsoft se usa ampliamente en el mundo corporativo y permite funciones colaborativas avanzadas si usa una aplicación compatible, es decir, Microsoft Outlook (Windows) o Microsoft Entourage (Mac), integrada en la suite Office. En este caso, todo está previsto para acceder a su servidor, siempre que tenga la información necesaria. Sin embargo, si el soporte de Exchange está completo en Microsoft Outlook o Entourage, la configuración, para acceder al servidor de Exchange a través del firewall, es un poco más compleja y requerirá la ayuda de un experto en la materia.

Acceder a un servidor de Exchange es naturalmente muy fácil con Outlook

Sin embargo, es posible que no esté usando Office en casa. En este caso, puede acceder a su correo de Exchange a través de Thunderbird, Outlook Express o Eudora. Para ello, es suficiente que el servidor Exchange esté configurado para permitir la conexión a través del protocolo IMAP (para recepción) y SMTP (para envío). Aquí nuevamente, esta información debe ser verificada con la persona competente porque, por razones de seguridad, este no es necesariamente el caso en una empresa. La configuración es similar a la de una cuenta IMAP tradicional, pero aún necesitará obtener las direcciones de los servidores entrantes y salientes de su empresa o universidad. Entonces podrá acceder a su correo con todas las ventajas de IMAP expresadas anteriormente.

Tenga en cuenta, si está utilizando Linux, que la muy buena Evolution de gestiona la conexión a un servidor Exchange 2000 o 2003 por completo. El software ofrece una alternativa creíble a Outlook, con una interfaz y funcionalidad similares.

Guarde sus correos electrónicos en una llave USB

Además de las soluciones que le hemos presentado hasta ahora, que se basan en la sincronización entre dos ordenadores, otra opción puede resultar muy práctica: ¿por qué no llevarse toda su base de mensajes? Esto es completamente posible con Thunderbird Portable u Opera USB.

Las versiones portátiles de software (a menudo gratuitas) fueron iniciadas, en su mayor parte, por un desarrollador independiente, John T. Haller, y desde entonces se incorporaron a muchas compilaciones de software en llaves USB, como la excelente Framakey. Estas son las versiones completas de software como Mozilla Firefox u OpenOffice, con la misma funcionalidad, pero que no requieren instalación. Por lo tanto, el software es completamente autónomo y se puede copiar a una llave USB y ejecutar desde cualquier PC. Sin embargo, tenga cuidado: las versiones que ofrecemos solo están disponibles para Windows.

Thunderbird portátil

Es fácil comprender la utilidad de una versión portátil de Thunderbird: todos los parámetros del software, incluidos los buzones de correo, se almacenan en la llave USB y no en la PC que ejecuta el software. Ya no tiene que preocuparse por sincronizar sus mensajes entre el hogar y la oficina: los mensajes están en su bolsillo y todos los cambios se realizan en la llave USB y no en la PC que ejecuta el software.



Thunderbird portátil es en todos los puntos comparable con su versión "fija". Sin embargo, cabe señalar que la vida útil de una llave USB no es infinita y su rendimiento disminuye, en particular, con los accesos sucesivos a los datos contenidos en la llave. Sin embargo, Thunderbird es particularmente codicioso en este nivel. Una solución para reducir este acceso es desactivar el filtro AntiSpam integrado en el software, que es en gran parte responsable del fenómeno.

• Descarga Thunderbird Portable

Opera USB

Si Thunderbird te da botones, otra solución es pasar por , la versión no oficial de Opera para memoria USB. Opera es sobre todo un navegador web conocido por su velocidad y sus múltiples funcionalidades disponibles sin descargar ninguna extensión, pero también incluye un cliente de correo relativamente completo, que es suficiente para consultar tus mensajes de vez en cuando.

• Descarga OperaUSB

Conclusión

Las pocas soluciones que le hemos presentado aquí no son exhaustivas y, obviamente, no hemos entrado en detalles sobre las posibilidades que ofrece un servidor Exchange. Sin embargo, estos pocos consejos no necesariamente me vienen a la mente y pueden ser útiles para mantener el contacto, incluso parcial, con el buzón de su empresa, su universidad o cualquier otro buzón, incluso en su domicilio o en viaje, y así estar accesible en caso de emergencia. . No todas las empresas tienen un servidor Exchange, ni mucho menos, y una solución alternativa tan simple como dejar una copia de los mensajes en un servidor POP puede funcionar, en particular cuando se combina con el uso de Gmail cuya interfaz ofrece una verdadera facilidad de uso.

Tampoco hemos hablado de soluciones móviles, que evidentemente son muy prácticas, pero que abren un abanico de posibilidades que, por sí solas, merecen una mirada concreta. Sin embargo, en la era de los teléfonos inteligentes y el "correo push", obviamente estas son las soluciones preferidas para mantenerse en contacto constante y recuperar su correo profesional. Más allá de los teléfonos inteligentes, Google presentó recientemente una versión móvil de su servicio Gmail que permite que cualquier teléfono compatible con Java tenga el servicio WAP. En definitiva, las fronteras entre la oficina y el hogar se difuminan cada vez más, con todas las ventajas (reactividad, fácil acceso a la información) y las desventajas (intromisión en la vida privada) que ello conlleva.

También hay que recordar el problema de la seguridad en el ámbito profesional: saber que el protocolo POP3, si permite solucionar problemas, no es la mejor solución, ni mucho menos, para garantizar la confidencialidad de la información que pasa. Lo mismo ocurre con Gmail, que algunas empresas prohíben su uso por las mismas razones, especialmente porque el gigante de las búsquedas no siempre inspira confianza. Aquí nuevamente, es difícil generalizar y dependerá esencialmente de la política de su empresa a este nivel, pero esta advertencia es necesaria: si sus intercambios incluyen información "en riesgo", el uso de los métodos descritos aquí lo hace. No se puede hacer sin antes consultar a los oficiales de seguridad de su empresa o universidad. Asimismo, estos consejos no son necesariamente utilizables en un contexto profesional, algunas empresas utilizan métodos mucho más complejos para acceder a sus mensajes.